Czy zawsze przysługuje prawo do bycia zapomnianym?
Nie. Prawo do bycia zapomnianym to jedno z praw, jakie przysługiwać może osobie fizycznej, której dane dotyczą. Nie ma ono jednak charakteru bezwzględnego i osoba może skutecznie żądać od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, wyłącznie w określonych przez przepis okolicznościach. Prawo do bycia zapomnianym, nazywane jest również prawem do usunięcia danych i zostało określone przez prawodawcę unijnego w artykule 17 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym w skrócie RODO.
Ważne! Zawsze zweryfikuj czy zgłoszone przez osobę fizyczną żądanie usunięcia danych, rzeczywiście jej przysługuje i odpowiedz na otrzymany wniosek.
Uprawnienie, które wprowadziło RODO
Przepisy RODO wprowadziły wiele zmian w systemie ochrony danych osobowych. Rozszerzyły katalog praw osób, których dane dotyczą, a prawo do bycia zapomnianym spotkało się największą popularnością. Na marginesie można byłoby zastanowić się, w jakim stopniu rzeczywiście jest ono swego rodzaju novum, patrząc przez pryzmat głównie zasad ogólnych oraz podstaw prawnych ich przetwarzania. Pozostawmy to wyłącznie jako sygnał i przejdźmy do praktycznych aspektów tej instytucji.
Okres rozpoczęcia stosowania RODO był w Polsce niezwykle intensywny i towarzyszyła jemu, skądinąd trafnie określana „RODO panika”. Znacząco wzrosła świadomość społeczeństwa co do ochrony danych osobowych i przysługujących im praw. Osoby fizyczne zgłaszały wnioski o usunięcie wszelkich ich danych osobowych, z kolei administratorzy którzy wnioski te otrzymywali, mając jednocześnie świadomość milionowych kar za nieprzestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych, nie wiedzieli w jaki sposób powinni w rzeczywistości postępować.
Ryzyko prawa do bycia zapomnianym
Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że skoro osoba prosi o usunięcie jej danych osobowych, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby prośbę tę spełnić. W rzeczywistości jednak tego typu „dowolne” usunięcie danych osobowych rodzić może dalej idące skutki, niejednokrotnie negatywne dla administratora. Po pierwsze, powszechnie obowiązujące przepisy prawne mogą obligować administratora, do dalszego ich przechowywania. Po drugie, dowolne, czy też przedwczesne usunięcie danych osobowych, może utrudnić, a nawet i uniemożliwić ustalenie, dochodzenie lub obronę roszczeń.
Przykład: Administrator danych osobowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, w dniu 14 lutego 2019 r. dokonał sprzedaży osobie fizycznej, produktu X i wystawił dla tej osoby fakturę z jej danymi osobowymi. Strony w tym samym dniu wypełniły wszelkie wzajemne, a wynikające z transakcji obowiązki. Po upływie 7 dni kupujący zwraca się do sprzedającego z wnioskiem o usunięcie wszelkich jego danych osobowych, z jednoczesnym powołaniem się na art. 17 RODO.
Prawo do bycia zapomnianym, w tym przypadku co do zasady nie przysługuje. Administrator zobowiązany jest między innymi na gruncie przepisów prawa podatkowego, do dalszego przechowywania danych nabywcy, w związku z dokonaną sprzedażą. Patrząc na tę okoliczność, okres ten w skrajnych wypadkach może wynosić do 6 lat, a dokładnie jest to 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W prezentowanym przykładzie będzie to do 1 stycznia 2025 r.
Ważne! Fakt, że w powyższym przypadku przepisy prawa podatkowego zobowiązują administratora do dalszego przetwarzania (przechowywania) danych osobowych nabywcy, nie oznacza jednocześnie, że administrator może przetwarzać wszelkie dane osobowe nabywcy jakie posiada! Zgodnie z określonym w RODO jednym z wyłączeń prawa do bycia zapomnianym, administrator jest uprawniony do dalszego przechowywania tych danych osobowych których przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
Podsumowanie
Ryzyko prawa do bycia zapomnianym i jego istota jest złożona, a przedstawione zostały wyłącznie wybrane zagadnienia. Co najistotniejsze, nie należy bagatelizować żadnego wniosku osoby, której dane dotyczą. Zlekceważenie zgłoszenia prawa do bycia zapomnianym i pozostawienie go bez odpowiedzi może narazić Państwa na odpowiedzialność. Osoba której dane dotyczą, jest uprawniona do zgłoszenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Na co zwrócić szczególną uwagę po otrzymaniu wniosku o usunięcie danych osobowych?
Po pierwsze, weryfikacja adresata wniosku. Należy sprawdzić czy występujecie Państwo w roli administratora danych osobowych osoby, której dotyczy wniosek. Co istotne, wniosek jest adresowany do administratora danych osobowych i to administrator powinien go rozpatrywać. Jeśli nie jesteście Państwo administratorem, a wyłącznie podmiotem przetwarzającym powierzone dane osobowe, poinformujcie o otrzymanym wniosku powierzającego.
Po drugie, weryfikacja osoby, której dane i wniosek dotyczy. Należy upewnić się, że wnoszący jest osobą, której dane mają zostać usunięte.
Po trzecie, najważniejsze, dokonajcie Państwo wnikliwej analizy zarówno przetwarzanych danych osobowych wnioskodawcy, jak i podstaw prawnych ich przetwarzania oraz zasadności i dopuszczalności realizacji prawa do bycia zapomnianym. Jeżeli macie Państwo jakikolwiek problem, wątpliwość, sugerujemy skontaktować się z prawnikiem specjalizującym się w tej dziedzinie prawa.
Po czwarte, w oparciu o przeprowadzoną weryfikację wniosku, przygotujcie Państwo projekt odpowiedzi. Należy odpowiedzieć na wniosek zarówno gdy jest on przez Państwa uwzględniany, jak i gdy nie zostanie on uwzględniony. Bagatelizowanie wniosku i pozostawienie go bez odpowiedzi może skutkować dalej idącymi negatywnymi konsekwencjami.
Opracował: Zespół Lasota Consulting Sp. z o.o.
Uważasz że materiał jest godny polecenia? Kliknij poniżej i udostępnij go!